Titulaire : CARLSON WAGONLIT TRAVEL

Les commandes se font par courriel à l’agence sauf pour les commandes urgentes qui se font en téléphonant. Coordonnées de cette dernière et guide de procédure en (annexe 1)

Procédure de commande

1/ Le(la) voyageur(euse) remplit un ordre de mission, une fois ce dernier signé il(elle) opère la sélection de son voyage tout(e) seul(e) ou bien en concertation avec l’assistant(e) par l’intermédiaire de l’agence de voyages.

2/ Une fois le voyage sélectionné, on pratique à l’émission du bon de commande.

Attention la TVA s’applique uniquement sur les frais d’agences (cf. annexe 2) et non sur le tarif du billet.

3/ Une fois le bon de commande signé par l’ordonnateur de la dépense on procède alors à la confirmation du titre de transport.
Cette confirmation ne peut-être effectué que par les personnes figurant sur la liste prévue à cet effet (cf. annexe 3)

Données personnelles

L’UPEMLV a opéré une collecte de données personnelles.

Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à permettre la mobilité professionnelle des personnels. Les destinataires des données sont 1/ le service des marchés 2/ Carlson Wagonlit Travel agissant en qualité de sous-traitant.
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004. chaque personnel bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concerne, qu’il peut exercer en s’adressant au service des marchés.
Il peut également pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données le concernant.

Outil de réservation en ligne

1/ Concernant les voyageurs

a/ la connexion à l’outil

Vous allez recevoir le 24 janvier un identifiant et un mot de passe par courriel au portail CWT Carlson Wagonlit Travel) afin d’accéder aux différents outils vous permettant de réserver vos voyages simples et non urgents. Nous vous remercions de tester ces identifiants pour valider votre profil Portrait et signer la DPS (relative à la protection des données personnelles)

En cas de problème vous trouverez en (annexe 4) un petit didacticiel pour vous aider.

Avant la première réservation il est important de mettre à jour votre profil voyageur dans portrait ( outil de gestion des profils voyageurs ) : cartes d’abonnements, cartes de fidélités, date de naissance etc. ainsi que de désigner dans l’onglet « communication » votre ou vos assistant(e)s afin qu’elles puissent effectuer vos réservations.

Cette étape de désignation de votre ou vos assistant(e)s est fondamentale car elle permet le suivi administratif du voyage.

Pour vous aider à manipuler l’outil vous trouverez  un guide d’utilisation en ligne ou bien en annexe 5

Question : Je voyage mais je n’ai pas reçu de codes de connexion.
Votre profil n’a probablement pas été créé. Veuillez contacter l’assistance technique au
Onlinesupport.ecenterbelfort.fr@contactcwt.com
Ou par téléphone au :0892 0892 035

Question : Je n’ai pas d’assistant(e) ou bien son nom n’apparaît pas dans le menu déroulant.
Son profil n’a probablement pas été créé. Veuillez contacter l’assistance technique au
Onlinesupport.ecenterbelfort.fr@contactcwt.com
Ou par téléphone au :0892 0892 035

b / La réservation

L’outil de réservation a une connexion distante. De ce fait vous pouvez réserver un voyage de n’importe quel ordinateur connecté à Internet.

Le guide d’utilisation en ligne vous permet de vous familiariser avec les différentes étapes de réservation.

La validation de votre voyage génère automatiquement un courriel à l’assistant(e) pour qu’il ou elle puisse enclencher la procédure administrative

Important : Attention à bien respecter la procédure qui est d’émettre un ordre de mission avant de commencer à réserver.

Bien choisir son voyage aérien

● Les réservations aériennes effectuées au moins deux semaines à l’avance, peuvent engendrer une réduction de 50% du prix du billet.
● Les tarifs aériens à contraintes, c'est-à-dire sans possibilité de modification ou d’annulation peuvent engendrer des économies de 24% en moyenne sur les dépenses, air, avec des billets jusqu’à 60% moins chers.

2/ Concernant les assistant(e)s

a/ La connexion à l’outil

La même procédure s’applique qu’avec les voyageurs. Une fois que ces derniers ont désigné leurs assistant(e)s, ces dernières peuvent avoir accès à leur profil et faire des réservations pour leur compte.

Question : Je suis une assistante mais je n’ai pas reçu mes codes de connexion
Votre profil n’a probablement pas été créé. Veuillez contacter l’assistance technique au
Onlinesupport.ecenterbelfort.fr@contactcwt.com
Ou par téléphone au :0892 0892 035

b/ Le bon de commande électronique

Ce dernier est à utiliser lorsque la commande par le biais de l’outil de réservation n’est pas possible notamment lorsqu’on choisit  un vol low-cost.
Dans ce cas l’outil ne sert qu’à déterminer le vol et son horaire.
Le fonctionnement du bon de commande électronique est décrit en annexe 6

3/ concernant les valideurs

Il n’y pas de formation spécifique. La procédure de validation est décrite pages 24 à 27 du guide d’utilisation en ligne ou annexe 5
Le refus de validation génère automatiquement un courriel à l’assistante et au voyageur concerné.

Annexes

Vous trouverez  ci-dessous en pièces jointes  :

• Annexe 1 : Guide de procédure
• Annexe 2 : Tarifs frais d’agence
• Annexe 3 : Liste personnes habilitées à confirmer
• Annexe 4 : Oubli mot de passe
• Annexe 5 : Guide utilisation outil en ligne
• Annexe 6 : Guide du bon de commande électronique